Doanh nghiệp sẽ có rất nhiều thuận lợi như: dễ dàng tiếp cận với những thông tin mới, xu hướng mới, định hướng thị trường, nhanh chóng nhận được phản hồi của khách hàng về sản phẩm/ dịch vụ. Ngoài ra, đây là những cơ hội cho các doanh nghiệp củng cố mối quan hệ với đối tác truyền thống, tiếp xúc trực tiếp với những khách hàng tiềm năng- những người đưa ra quyết định kinh doanh. Với đặc điểm chính là gặp gỡ, giao tiếp với những đối tượng là khách tham quan chuyên nghiệp thực sự, hội chợ chính là nơi bạn có thể chuyển tải thông tin về công ty trực tiếp nhất, ấn tượng nhất đến đúng đối tượng quan tâm. Để có thể lên một kế hoạch tham dự hội chợ tốt, DN nên tham khảo các lưu ý sau đây :

Lựa chọn một hội chợ phù hợp là khởi đầu cho sự thành công

Lựa chọn 1 hội chợ quốc tế phù hợp để tham gia là 1 trong những nhiệm vụ khó khăn nhất cho 1 công ty, nhất là với những công ty tham gia lần đầu tiên. Có rất nhiều thông tin về hội chợ và công ty có thể quá tải với những thông tin mời tham dự. Vì vậy, việc quyết định tham dự 1 hội chợ nào đó với tư cách là nhà triển lãm phải là 1 quá trình nghiên cứu nghiêm túc từ phía công ty chứ không phải theo cảm tính hay đơn thuần vì công ty được tài trợ chi phí để tham dự. Lý do là vì cho dù bạn được tài trợ gian hàng thì bạn vẫn phải bỏ ra rất nhiều chi phí khác để tham gia triển lãm.   Để có sự lựa chọn đúng đắn, công ty cần xem xét một trong những bước sau:

-          Phân tích năng lực công ty dựa trên phân tích SWOT để thấy được tiềm năng của công ty nằm ở thị trường nào, sản phẩm nào của công ty phù hợp với phân khúc nào của thị trường từ đó định hướng thị trường xuất khẩu

-          Phân tích, nghiên cứu thị trường định hướng: đặc tính thị trường, yêu cầu chất lượng, kênh phân phối...để tìm ra 1 hội chợ phù hợp với khả năng cung cấp của công ty.

-          Tìm kiếm thông tin hội chợ phù hợp trên các kênh có uy tín: công cụ tìm kiếm (Google), những trang web về hội chợ( vd: www.auma.de), cơ quan xúc tiến thương mại, thông tin về ngành hàng chuyên biệt.

-          Những hội chợ quốc tế lớn nhất chưa chắc là những hội chợ tốt nhất cho các công ty vừa và nhỏ bởi sự cạnh tranh khốc liệt của các công ty, tập đoàn hiện diện.

-          Sẽ có nhiều thuận lợi nếu công ty tham quan hội chợ tiềm năng để tìm hiểu, học hỏi trước khi quyết định đem sản phẩm của công ty đi "trình làng"

Sự chuẩn bị sớm & hoàn hảo góp phần cho sự thành công

Việc tham gia trưng bày tại hội chợ không những thể hiện bộ mặt của công ty mà còn là đại diện cả ngành hàng, quốc gia. Do đó, cần phải lên 1 kế hoạch hành động cụ thể cần làm gì và thời gian hoàn tất để đảm bảo rằng mọi việc theo đúng tiến độ và có sự chuẩn bị.

-          Cần lên danh mục các công việc cần kiểm tra kiểm tra (checklist) và lịch trình (schedule) cụ thể nhằm tránh bỏ sót nhiều chi tiết,

-          Cần chuẩn bị các công việc càng sớm càng tốt vì sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí vì càng về cuối chi phí càng tăng. Ít nhất phải có thời gian 4 tháng để chuẩn bị cho 1 hội chợ có qui mô nhỏ.

-          Nên xem xét kỹ sơ đồ gian hàng, vị trí các khu vực cần liên hệ về hành chính, hậu cần để không mất thời gian tìm kiếm vì khuôn viên của hội chợ thường rất lớn. Ngoài ra, cần phải biết có những khái niệm nhất định về nơi mình đến, sưu tầm bản đồ khu vực nơi sẽ ở ngay cả khi chúng ta đã có người hướng dẫn đoàn.

-          Đưa ra các phương án dự phòng cho những rắc rối có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đi lại như: hàng đến trễ, thất lạc catalogue, brochure...thậm chí lạc đường,v.v....

 Nguồn ITPC